FOCUS

EXTRANET

L’ADEFIM 13-04 propose à ses entreprises depuis le début de l’année 2008 de transmettre les demandes de prises en charge de formation par le biais de l’extranet, et ce afin de leur apporter un service de meilleure qualité. Aujourd’hui  la performance de ce système  n’est plus à démontrer car 1 demande de financement sur 5 est réalisée par ce biais. Nous souhaitons néanmoins développer encore plus cet outil, et nous  avons choisi de vous faire part du témoignage d’une entreprise utilisatrice.   
L’entreprise SOCORAIL, PME de 390 salariés, spécialisée dans la logistique interne, et principalement sur les réseaux ferroviaires privés a accepté de répondre à nos questions.

Depuis combien de temps utilisez-vous l’extranet ?
Nous avons commencé à utiliser l’extranet en janvier 2009.  A la fin de l’année nous avions transmis 70 dossiers.

Pourquoi avoir choisi ce mode de transmission des demandes de prises en charge ?
Après une présentation par l’ADEFIM, il nous est apparu évident que l’utilisation de l’extranet permettrait un gain de temps considérable comparé aux demandes de prise en charge « papier » envoyées par courrier, qu’il faut remplir à chaque nouvelle demande.

Quels avantages y voyez-vous par rapport à la méthode classique de l’envoi par courrier ?
Avant tout un gain de temps non négligeable. A titre d’exemple, avec l’extranet, il n’est pas  nécessaire de reprendre à chaque fois les informations concernant un salarié ou un organisme de formation.  Une fois enregistrées dans la base, on peut les retrouver très facilement et toutes les informations les concernant s’affichent automatiquement.
Un autre avantage de l’extranet est qu’il permet un brassage de papiers moindre qu’avec la transmission des demandes par courrier. En effet il n’est plus nécessaire de faire les photocopies des différents documents à joindre à la demande. La fonction « pièces jointes » permet d’envoyer informatiquement les documents liés à la DPC, tels que la convention de formation, la convention de paiement, le programme ou les attestations de présence.
Il est également facile de revenir sur une demande de prise en charge pour la compléter avant l’envoi à l’ADEFIM.

Quelle est la valeur ajoutée de ce mode de transmission ?
L’outil permet de connaître l’état d’avancement des dossiers en cours, de suivre le règlement des factures grâce à des tableaux de suivi disponibles dans notre espace personnel.

Il y a-t-il des inconvénients ?
En un an de pratique nous n’avons pas relevé d’inconvénients concernant cet outil.

Cet outil est-il accessible ?
Absolument, il est très facile d’utilisation. Une courte formation suffit pour être immédiatement opérationnel.

Le conseilleriez vous aux entreprises ?
Tout à fait.  C’est un excellent outil, convivial et simple d’utilisation.